选择翻译管理系统(TMS)的六步流程
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选择翻译管理系统(TMS)的六步流程

选择翻译管理系统(TMS)的六步流程

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据最新数据显示,市面上有超过 24 种规模和形式各异的翻译管理系统(TMS)。这的确会让人眼花缭乱。不过可以肯定的是:“拍脑门”的决策方式、使用Google 搜索或是一味听信语言服务提供商(LSP)的宣传早已不是各家公司选择 TMS 的理想途径。

要选择适合贵公司的TMS,您必须对各类需求进行系统化分析,同时邀请各方利益相关者参与到整个决策过程来。在这篇博文中,我们探讨了实现这一目标的六个步骤。

1. 分析具体要求

在这一阶段,最好邀请所有利益相关者参与进来。其中包括以后将会使用 TMS 的所有人员,例如市场营销经理、IT团队、产品经理、本地化部门、财务部门,有时还包括支持团队或帮助台。当然,每家公司的具体情况各不相同。

基于贵公司本地化流程的集中程度,可能开一次会就能确定各方需求,也可能要开好几次会才能“搞定”。需求没有对错之分,您只需收集各方意见,明确他们对潜在 TMS 的要求即可。

最终列出的一系列需求可能是下面这样的,也可能会多几条少几条,此清单仅供参考:

  • 与 AEM 的现有集成或插件
  • 功能强大、记录完整的 API,可通过 API 访问 TMS 的所有区域
  • 文件筛选工具定制
  • 可定制的分析门户
  • 可定制的工作流程
  • 能够在项目进程中期修改工作流程
  • 托管 TMS 的正常运行时间超过 99%
  • 能够使用企业品牌定制用户界面外观
  • LQA 计划支持
  • 可定制的 MT 工作流程
  • LSP 绩效指标追踪
  • 自动文件准备
  • 工作流程自动化
  • 自动项目启动和交付
  • 追踪和管理历史项目数据
  • 接入企业 ERP

2. 评级和分类

从这一步开始就比较具有挑战性了。没有任何一款TMS能够满足您的所有需求,至少不可能让您完全满意。因此,您需要为这些需求划分优先级,将其分为“必需”、“非常需要”、“重要”、“最好能有”和“没那么重要”,然后请利益相关方按照从1 到 5 的顺序对自己的需求进行评级。

“必需”的需求是选择系统的关键所在。如果一个系统无法满足此类需求,就不符合条件。理想情况下,此类需求不会占到过高比例,但通常会占到各类标准的35%-40%。其次是您非常需要的功能。这些功能与“必需”功能几乎同等重要,但没到“非有不可”的地步,因此在清单上的排序会略低一点。

打分过程可能会比较微妙,您可能需要调整一番。并不是每个人都会持有相同的观点:某些需求可能对一个团队来说无关紧要,而对另一个团队来说至关重要。不过,最好是在决策流程初期就让这些差异“浮出水面”,而不是等到决策流程末期,更糟的是等做出决策后才发现这些差异。

您可以邀请各个团队的成员代表组成委员会,请他们详细探讨各方优先考虑的需求。这个委员会应该听取各方意见,还要有权做出最终决定。

还应该按照不同的功能对所有需求进行分类,例如业务管理、工作流程或是语言处理。您可以将类别分得细一点。

评级和分类可能会耗费相当长的时间,您可能会质疑,为什么要给自己找这么多麻烦。因为您有必要了解公司最重要的需求是什么。在下一阶段,您可以根据对您公司来说最为重要的领域,筛选出更擅长这些领域的供应商。

 

3. 筛选供应商

首先,您不妨查看研究机构 Common Sense Advisory(CSA)推出的 TMS Live 和 GALA (GALA 为行业组织)的技术目录(technology directory)。尽管 CSA提供了简短的评论,但由于这两个网站是由供应商自行添加 TMS 的说明和功能介绍的,因此您仍需完成尽职调查。

接下来,您可以与 LSP 进行沟通。需要主要的是,适合 LSP 的 TMS不一定适合您的企业。不妨将您的优先需求告诉LSP,他们或许能推荐一些解决方案,毕竟他们在工作中需要评估不少TMS。

同理,您也可以联系您在语言服务行业的人脉以及其他公司的同事,问问他们有没有评估过任何TMS。就像刚才说过的,由于各家公司的优先需求千差万别,因此适合别人的不一定适合您。

最后,您可以联系独立咨询公司。

4.评估

筛选出来几家供应商之后,就可以开始评估了。也就是起草一份RFI或RFP。如果您在汇总需求、评级和排定优先级时按部就班做好了每一步,那么现在这个阶段就会相对容易一些。

在RFI中列出您评定为首要优先级的需求,也就是“必需”功能。如果某家供应商不提供这些功能,他们就会立即“出局”。供您评估的TMS潜在供应商可能多达6 到 10 家,而理想的 RFI 应该能从中筛选出 3 到 4 家,进入 RFP。

在 RFP 中列出评级为 2 到 5 的其他要求。如果在 RFI 阶段出现了更多问题,别忘了将它们列在RFP中。

现在就该对RFP进行评估了。如果您使用的是数字评分体系,您还可以为各个优先功能分配一个权重,这样您的分数就会体现出对您来说切实重要的功能。如果某家供应商在“无关紧要”类别的分数较高,但在对您来说较为重要的其他领域表现平平,权重机制应该可以帮助您平衡打分情况。

在RFP阶段,还需要考虑到价格因素。通常而言,TMS的价格信息不会公布在供应商的网站上,因此在这一阶段之前,您对这一因素都并不清楚。供应商还会告诉您,通过额外付费可以获得哪些功能。

5.试点 

评估结束后,您应该完成一个试点项目。这实际上是评估阶段的延伸,区别在于该阶段更偏重于实际操作。并不是所有供应商都能提供这项服务,不过,如果您已做出决定,可能就并不需要完成试点,这只是一个可以考虑的选择。

如果您的确需要开展试点项目,最理想的情况应该是安装TMS并将其连接至您的内容系统,这样您就可以开展试点翻译,看看实际运作效果如何。如果系统基于云,那么安装过程应该相当简单。

不过,如果您的组织规模较大,并且具有复杂的内容管理系统,那么可能就无法实现所需的集成。您和您的供应商可能都不希望在试点阶段投入资金开发定制集成功能,将 TMS连接到您的关键系统。尽管如此,您还是应该尽量开设一个演示帐户和模拟网站,在这个模拟环境中测试各项功能,同时避免影响您的实际环境。

6.决策

现在到了决策阶段。但实际上,如果您按照上述步骤一路走下来,就会逐渐到达这一阶段。根据利益相关者的意见选择业务要求,并对其进行评级和分类时,您实际上为决策奠定了基础。然后,您筛选出了一些供应商,再根据这一基础通过RFI和RFP 缩小了选择范围。如果您开展了试点项目,当然就会更加稳妥。

当您最终做出决策时,这并不是一个孤立无援的步骤,而是一系列系统化流程的产物。这有助于增强您的信心,而不会在做出决策后懊悔不已。

选择TMS这一流程看似漫长,但如果每个人都积极参与,也可以轻松完成。此外,通过采取透明和全员参与的流程,您可以设定合理的预期,从而避免出现各种状况,需要寻找“替罪羊”来承担不良后果。