California Casualty transforma su espacio de trabajo digital
California Casualty proporciona a las personas seguros de bienes y automóvil a través de grupos de afinidad, especialmente en los sectores de la educación, el cumplimiento de la ley, la extinción de incendios y la enfermería.
La empresa se expandió rápidamente (de hacer negocios en 13 estados de EE. UU. a hacerlo en 44) y la cantidad de documentos que debían gestionarse creció significativamente. Introdujeron un sistema de gestión de documentos, pero después de utilizarlo durante una década, su equipo de gestión de conocimientos formado por tres personas tenía problemas con la gestión de 35 000 documentos.
Como consecuencia, el personal tenía que realizar grandes esfuerzos para encontrar la información que necesitaba, y el 90 % pasaba desde 30 minutos hasta una hora o más buscando información todos los días. Muchos se daban por vencidos y acababan llamando al servicio de ayuda.
«La adopción de Tridion Docs nos ha ayudado a mí y a mi equipo a reducir considerablemente el número de documentos que elaboramos y a asegurarnos de mantener la coherencia en todo nuestro contenido. Nuestro personal ha ahorrado una importante cantidad de tiempo y eso le ha servido para ofrecer un servicio al cliente de primera calidad y hacer su trabajo de forma más eficiente».
Retos
- Facilitar y agilizar la búsqueda de información por parte del personal
- Reducir la sobrecarga de documentos y aumentar la confianza del personal en la precisión de la información
- Aplicar los cambios de forma coherente en un gran número de documentos y eliminar las discrepancias entre materiales
Solución
- Tridion Docs (gestión de contenidos por componentes)
- Tecnología de gestión de la traducción de RWS
Resultados
- Reducción de los documentos en un 81 %: de 35 000 a 6500
- Establecimiento de una «fuente única de conocimientos» en la que el personal pudiera confiar y que estuviese al día dondequiera que apareciera
- Mejora de la calidad de la navegación en un 57 %, de modo que los usuarios pudieran dirigirse directamente al contenido en lugar de buscarlo
- Aumento de la productividad de los empleados al liberar el tiempo que antes se dedicaba a buscar contenidos: la capacidad de búsqueda de la información mejoró en un 75 %