Warum Sie interne Dokumente für Ihre Mitarbeiter lokalisieren sollten

Die Leistung der Mitarbeiter Ihrer inter­nationalen Nieder­lassungen hängt davon ab, wie gut sie die Ziele des Unter­nehmens ver­stehen und ihr lokales Wissen in der jeweiligen Region anwenden, um erfolg­reich zu agieren. Englisch mag zwar die Lingua franca, also die Verkehrs­sprache der Geschäfts­welt sein, aber wenn Sie möchten, dass Ihre Mit­arbeiter die Informationen, die Sie ihnen schicken, zeitnah und effektiv um­setzen, sollten Sie sie in ihrer Mutter­sprache an­sprechen. Ohne Über­setzungen wird es für Mitarbeiter aus unter­schiedlichen Ländern schwierig, Ihre Mit­teilungen auf die gleiche Weise, zur gleichen Zeit und mit den gleichen Er­gebnissen zu inter­pretieren. Jede Personal­abteilung weiß, dass dies schon schwer genug zu er­reichen ist, wenn alle dieselbe Sprache sprechen. Von Richtlinien und Verfahrens­weisen über Schulungen bis hin zur Konflikt­bewältigung – die Über­setzung unter­nehmens­interner Inhalte ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer vorschriften­konform, effektiv und effizient agierenden Beleg­schaft und eine Voraus­setzung für die Gleich­behandlung aller. Zudem sind eine solche Kommunikation und das Be­rücksichtigen lokaler Ge­pflogenheiten ent­scheidende Maß­nahmen, um Personal­probleme im Ideal­fall von vorn­herein zu verhindern. Als Orientierungs­hilfe auf dem oben genannten Weg haben wir eine Liste für Sie er­stellt: Sie um­fasst neun im Personal­wesen wichtige Dokumente, deren Über­setzung Sie in Erwägung ziehen sollten.

1. Handbuch für Mitarbeiter

Dieses Dokument zählt in der Regel zu den ersten, die neuen Mit­arbeitern zur Ver­fügung gestellt werden. Es enthält un­verzichtbare Erst­informationen zu den wichtigsten Regeln, Vor­schriften und Verfahrens­weisen in Ihrem Unternehmen. Ein gut lokalisiertes Mitarbeiter­handbuch ist ausschlag­gebend für die richtige Aus­richtung und Fokussierung einer inter­nationalen Belegschaft.

2. Gesundheitsschutz- und Sicherheits­informationen

Dass die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter Vorrang hat, ver­steht sich von selbst. Zum einen muss jedem klar sein, was im Ernst­fall zu tun und zu lassen ist, und zum anderen müssen global auf­gestellte Unternehmen sicher­stellen, dass die Ge­sundheitsschutz- und Sicherheits­informationen den jeweils vor Ort geltenden Gesetzen entsprechen.

3. Richtlinien und Verfahrens­anweisungen

Dieselben Überlegungen gelten in Bezug auf lokales Arbeits­recht und sonstige Gesetze. Mit ordnungs­gemäß übersetzten Richt­linien und Verfahrens­anweisungen des Personal­wesens sind Ihre Mitarbeiter nicht nur sicherer und produktiver, sondern sie schützen Ihr Unter­nehmen auch davor, lokalen Vor­schriften zuwiderzulaufen.

4. Intranet und interne Newsletter

Regelmäßige Updates mit internen Informationen stärken die Unternehmenskultur. Mitarbeitern wird dadurch vermittelt, dass sie Teil einer globalen Organisation sind. Ihre Leistung wird honoriert und alle sind über die Ent­wicklung des Unter­nehmens auf dem neuesten Stand. Newsletter sind außerdem sehr nützlich, wenn es darum geht, orts­bezogenes Feedback zu geben. Durch ihre Über­setzung in die Mutter­sprachen Ihrer Mitarbeiter erhöhen Sie die Wahr­scheinlichkeit von Reaktionen seitens der Leserschaft.

5. Finanzdokumente

Vom Businessplan bis zur Börsenanalyse gilt: Auch wenn die Zahlen stimmen, ist das in einem inter­nationalen Unter­nehmen erst die halbe Miete. Bei der Über­setzung von Finanz­dokumenten unter­scheiden sich die Termini, Maßeinheiten, Bilanz­richtlinien und Vor­schriften von Land zu Land. Ist die Position eines Dezimal­trennzeichens in einem Dokument von ent­scheidender Be­deutung, dann gilt, dass alle im Unternehmen genau wissen müssen, worum es geht.

6. Schulungs- und Entwicklungsdokumente für das Personal

Für den Wissenserwerb ist es besonders wichtig, dass die Mit­arbeiter inter­nationaler Unter­nehmen Schulungs- und Fortbildungs­möglichkeiten in ihren eigenen Sprachen erhalten. Ob eine Schulung den ge­wünschten Lern­erfolg bringt, hängt in vielen Kulturen allerdings auch vom orts­üblichen Format ab. In einigen Fällen wird der klassische frontale Präsenz­unterricht bevorzugt, während in anderen das Selbst­studium per Onlinekurs vielleicht als effektiver empfunden wird. Diese Nuancen können darüber entscheiden, ob die Schulung ein Erfolg ist oder praktisch keinen Eindruck hinterlässt.

7. Verhaltenskodex

Ebenso wie das Mitarbeiter­handbuch zählt der Verhaltens­kodex in der Regel zu den ersten Dokumenten, die neuen Mitarbeitern zur Ver­fügung ge­stellt werden. Es dient auch als allgemeine Referenz bei Disziplinar­maßnahmen und muss daher korrekt lokalisiert werden, um den ge­setzlichen An­forderungen der jeweiligen Region zu entsprechen.

8. Verträge und Geschäftsbedingungen

Die Rechtssprache ist praktisch eine für sich stehende Sprache. Jedes Rechts­dokument muss ordnungs­gemäß übersetzt werden – nicht nur in die andere Sprache, sondern auch in den Rechts­rahmen des Ziellandes. Selbst kleinste Ab­weichungen bei der Über­tragung langer, komplexer Formulierungen können den Sinn des Dokuments zunichtemachen – oder, noch schlimmer, ver­drehen. Überlassen Sie diese Arbeit nur einem auf Rechts­texte spezialisierten Übersetzer, der sich in beiden Rechts­systemen auskennt – dem des Landes der Ausgangs­sprache und dem des Landes der Ziel­sprache – und zudem Er­fahrungen mit Ihrer Branche gesammelt hat.

9. Dokumente eines Europäischen Betriebsrates (EBR)

Ein EBR bietet europäischen Führungskräften und Mitarbeitern eines inter­national tätigen Unter­nehmens die Möglichkeit, sich zu wichtigen Plänen und Ent­scheidungen aus­zutauschen. Das Feedback des EBR erfassen natürlich nur dann alle in all seinen Facetten, wenn die Vor­schläge und Ant­worten von Experten übersetzt werden.

Und der Sinn des Ganzen?

Abgesehen von den potenziellen recht­lichen Konsequenzen, wenn Sie Ihre Richt­linien nicht lokalisieren, sind Sie eher in der Lage, Ihre Unternehmens­werte, -kultur und -ziele auf globaler Ebene zu vermitteln, wenn Sie mit inter­nationalen Teams in deren Sprache sprechen. Wie Informationen ver­mittelt werden, kann den ent­scheidenden Unter­schied ausmachen, wenn es darum geht, alle auf dieselben Ziele aus­zurichten. Ebenso wichtig ist es aber auch, Ihren Mit­arbeitern Content in der eigenen Sprache an­zubieten, weil dies eine positive Einstellung sowie ein Gemeinschafts- und Zugehörigkeits­gefühl er­zeugt und für Gleich­stellung sorgt. Übersetzungen zeigen, dass jeder Mit­arbeiter für Sie zählt. Schon allein dadurch würde sich die Investition bezahlt machen. Weitere Informationen zu den Vorteilen der Lokalisierung interner Dokumente und der ent­sprechenden Vorgehens­weise geben wir Ihnen gern. Wenden Sie sich einfach an uns.