Automatisierung: Wann und warum ist sie sinnvoll?

Automatisierung ist auf dem Vormarsch. Und tat­sächlich kann es sehr sinn­voll sein, den Faktor Mensch aus der Gleichung, d. h. aus be­stimmten Pro­zessen, zu ent­fernen. Es winken mehr Pro­duktivität, weniger Fehler und ein rentableres Geschäftsmodell. Aller­dings braucht es viel Ver­trauen in um­fassende Auto­matisierung. Sind Sie bereit, ins Auto zu steigen und dann bis zur Ankunft am Ziel ein Nickerchen zu machen? Oder fänden Sie es besser, den Tempo­maten ein­zustellen, im Fall der Fälle aber immer noch für das Lenken und Bremsen zuständig zu sein? Ähnliche Über­legungen gelten auch für Auto­matisierungen in der Lo­kalisierung. Für den Ein­stieg in neue Märkte mit anderen Sprachen bietet sich Auto­matisierungen, wie die maschinelle Über­setzung augen­scheinlich an, da sie große Content-Mengen ver­arbeiten und Prozesse be­schleunigen kann. Beim Google Übersetzer zum Bei­spiel wählt man die Ziel­sprache aus, gibt den Content ein und schon ist er über­setzt. Das Er­gebnis kann recht gut sein, manchmal aber auch nicht. Dann muss der Out­put stark nach­gebessert werden, um für den Ziel­markt kulturell an­sprechend zu sein.

Gründe für Automatisierung

Zahlreiche Faktoren machen Automatisierung immer attraktiver:

• Return on Investment: Weniger Prozess­variablen bedeuten über­sichtlichere und idealer­weise weit­gehend konstante Kosten.
• Geschwindigkeit: Technologie ist schneller und oft prä­ziser als der Mensch.
• Produktivität: Es spricht nichts gegen einen Rund-um-die-Uhr-Betrieb, sieben Tage die Woche.
• Effizienz: Fehler, wie Menschen sie machen, werden stark re­duziert oder ganz vermieden.
• Transparenz: Prozesse sind trans­parent und laufen immer gleich ab.

Wann sollten Sie automatisieren?

Kann Auto­matisierung Ihrem Unter­nehmen also helfen, in neue inter­nationale Märkte ein­zusteigen? Die Antwort fällt bei jedem Unter­nehmen anders aus. Es gibt keine uni­verselle Ant­wort, eine solche wäre un­realistisch. Wenn Sie am Pro­zess weiter­hin Menschen be­teiligen, können diese sich um die Nuancen kümmern, die mit der Produkt- oder Service­lokalisierung Ihrer Marke un­weigerlich einher­gehen. Hier ein Beispiel: Für jede Ge­legenheit, maschinelle Über­setzung nutz­bringend ein­zusetzen, gibt es im Gegen­zug kreativen Content, den jemand wirk­lich ver­stehen muss, um sicher­zustellen, dass die Intention da­hinter wirkungs­voll über­tragen wird. Deshalb sollten Sie von einer in sich ge­schlossenen Lösung, also reiner Auto­matisierung, Abstand nehmen.

Was sollten Sie automatisieren?

Ein gewisser Grad an Auto­matisierung kann für Ihre Lo­kalisierungs­strategie aller­dings von Vorteil sein, daran besteht kaum ein Zweifel. Sie sorgt für einen ein­heitlichen Basis-Content, den Sie dann an ein­zelne Märkte an­passen können. Außerdem kann Auto­matisierung einen Rahmen bieten, in dem sich lokale Marketing­teams be­wegen sollen. Ein Content-Management-System (CMS) ist hier ein gutes Beispiel. Für die Lo­kalisierung ist ein leistungs­starkes CMS wesentlich, auf das Ihre Projekt­teams bequem zu­greifen können, um den Content an­zupassen. Einige CMS können mit der­selben Benutzer­oberfläche gleich auf mehreren Platt­formen aus­geführt werden. Bei einem einzigen Projekt ar­beiten häufig mehrere Be­nutzer an unter­schiedlichen Projekt­phasen. Ein CMS auto­matisiert den Projekt-Workflow, die Termin­setzung, die Stakeholder-Kommunikation, Ge­nehmigungs­prozesse sowie die interne/externe Personalbeschaffung. Ist Content länder­spezifisch zu lokalisieren, muss ein Mensch den Ausgangs­content auf Korrekt­heit prüfen und über­wachen, ob die digitalen Elemente in­einander­greifen. Sobald alle Variablen fest­gelegt sind, kann die CMS-Auto­matisierung aus­gelöst und skaliert werden und so einen Mehrwert schaffen.

Die Vorteile eines Translation-Management-Systems (TMS)

Auch kommen immer häufiger An­wendungen und Mobil­technologien zum Ein­satz – dadurch steigt die Ab­hängigkeit von Translation-Management-Systemen, mit denen app­basierte Unter­nehmen schnell inter­national wachsen können. Ein TMS unter­stützt die Organisation des Lo­kalisierungs-Workflows, das Nach­verfolgen von Über­setzungs­projekten und Auto­matisierung zur Re­duzierung manueller Tätigkeiten. Ermitteln Sie un­bedingt alle zu auto­matisierenden Elemente. Es sind nicht immer dieselben und viele CMS und TMS sind nicht mit­einander kompatibel. Wieder einmal muss der Mensch die De­tails in die Hand nehmen.

Und die Qualität?

Linguistische Qualitäts­sicherung und linguistisches Testen sind wesentliche Bestand­teile jedes Lo­kalisierungs­prozesses. Selbst der gerad­linigste Über­setzungs­prozess – Content er­stellen, Über­setzungsteam be­auftragen, über­setzen – er­fordert Qualitäts­sicherung, bevor der Content im Markt bereit­gestellt wird. Der Qualitäts­sicherungs­prozess kann je nach An­forderungen unter­schiedlich sein. Die Komplexitäts­spanne er­streckt sich vom ein­fachen Korrektur­lesen durch einen lokal be­wanderten Über­setzer bis zu einem ganzen Projekt mit funktionalem und linguistischem Testen. Selbst wenn die Qualitäts­sicherung mehrere Schritte um­fasst, die ein mensch­liches Ein­greifen er­fordern, spart eine weitest­gehende Auto­matisierung (z. B. Datei­versand, Qualitäts­prüfungen und Screenshot-Erstellung) in der Regel so viel Zeit und Geld, dass sich der Aufwand lohnt. Des Weiteren sollte die Qualitäts­sicherung schon während der Planungs­phase in den Gesamt­prozess ein­getaktet werden. Auf diese Weise steht schon früh im Projekt fest, wo und wann Auto­matisierung ein­gesetzt werden soll, und die Ent­wicklungs- und Implementierungs­kosten können in das Budget einfließen. Hier empfiehlt sich, von Anfang an eine modulare Vor­gehens­weise zu planen. Ein Prozess lässt sich in Kom­ponenten zer­legen, von denen sich einige für die voll­ständige Auto­matisierung eignen, andere aber ein mensch­liches Ein­greifen erfordern. In Zukunft mag sich das Ver­hältnis dieser beiden Komponenten­typen ändern, doch wahr­scheinlich bleiben beide auf lange Sicht nötig.

Was hält die Zukunft bereit?

In den kommenden Jahren wird sich Auto­matisierung weiter­entwickeln und unter­schiedliche Branchen werden sich weiter der Technologie zuwenden. Robotic Process Automation wird immer häufiger und in zahl­reichen Be­reichen ein­gesetzt werden, nicht nur bei der Über­setzung und Lokalisierung. Letztlich weiß aber niemand sicher, wie die Zukunft aus­sehen wird. Doch es spielen sich einige spannende Ent­wicklungen ab, die die inter­nationalen Märkte noch enger integrieren werden. Zum einen steigt weiterhin die Nachfrage nach Echtzeit­lokalisierung. Was im einzelnen Fall unter „Echtzeit“ zu ver­stehen ist, ist Definitions­sache – wir verstehen darunter „sofort“. Denken Sie nur an den Chatbot, der Ihnen in Sekunden­bruchteilen ant­wortet. Oder die Technologie für Sofort­übersetzung, dank der wir um­gehend in einer anderen Sprache kommunizieren können. Darauf läuft der Trend hinaus und dabei kommt es auf die richtige Technologie und die richtigen An­bieter im Hinter­grund an, die den Wunsch in die Realität umsetzen. Sofort. Zum anderen können sich Marken durch Fort­schritte bei der digitalen Auto­matisierung inter­national auf­stellen. Mit dem zu­nehmendem Erfolg dieser Marken in neuen Märkten wird zwangs­läufig auch stärker in die inter­nationale digitale Land­schaft in­vestiert. Wie andere Branchen auch bewegt sich die Lokalisierung in ein digitales Zeitalter, denn die Menschen er­warten einen schnelleren, bequemeren Weg, an die aktuellsten Informationen zu gelangen.

Geschäftliche Automatisierungen erstellen

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, Teile Ihres Geschäfts zu auto­matisieren, fragen Sie sich zuvor unbedingt Folgendes:

• Ist das die beste Lösung?
• Welchen Grad der Automatisierung muss ich erreichen?
• Was ist dafür nötig und wie lässt sich die Arbeit be­schleunigen – mit weniger Fehlern und zu geringeren Kosten?

Nur selten eignet sich ein Prozess für die voll­ständige Auto­matisierung. Statt­dessen ist es häufig wohl am besten, be­stimmte Aktivitäten ins Visier zu nehmen und zu auto­matisieren – wo er­forderlich mit manuellen Eingriffen. Letztendlich wird jeder zu einer anderen Ant­wort kommen. Es gibt keine allein­gültige Lösung, nur den Prozess der Evaluation, und dieser umfasst unter anderem:

• Kommunikation: Wer ist der Prozess­verantwortliche und wer sind die Projekt-Stakeholder? Wie sollen alle mit­einander kommunizieren?
• Zielsetzung: Weshalb auto­matisieren? Soll Zeit gespart werden? Oder Geld? Geht es um mehr Transparenz? Gibt es einen anderen Grund?
• Bisheriger Prozess und dessen Anpassung: Wie fiel die Entscheidung für Automatisierung? Wer war am Prozess beteiligt? Müssen noch weitere Recherchen betrieben werden?
• Aktueller Workflow und Datenerfassung: Welche Schritte umfasst der Prozess ein­schließlich Fristen und wer ist pro Schritt ver­antwortlich? Maßgabe ist es, alles möglichst einfach zu halten.
• Automatisierter Workflow: Inwiefern ist er eine Ver­besserung des aktuellen Workflows? Was kostet die Implementierung? Welche Vergleichs­tests wurden durch­geführt? Welche Ein­schränkungen gibt es und wie wird damit umgegangen?
• Return on Investment (ROI): Was ergab der Machbarkeits­nachweis? Wie werden dadurch der Anwendungs­fall Auto­matisierung und der ROI daraus gestützt?
• Einführung: Wie soll das Projekt eingeführt werden? Wie wird es über­wacht? Wie wird der laufende Qualitäts­sicherungs­prozess aussehen?

Sollte Automatisierung für Sie infrage kommen, wagen Sie es und suchen Sie sich für die Einführung in Ihren aktuellen und zu­künftigen Märkten einen erfahrenen Partner.