Wie man ein Quarterly Business Review (QBR) remote umsetzt

Immer mehr Unternehmen halten ihre viertel­jährlichen Geschäfts­analysen – Quarterly Business Reviews oder kurz QBR genannt – aus der Ferne ab, also im Remote-Verfahren. Die un­erwartete und beispiel­lose Corona-Pandemie zwingt viele Unter­nehmen dazu, ihre Be­sprechungen online durch­zuführen. Darüber hinaus ist eine Online-QBR oft effizienter und kosten­günstiger und kann bequem aus dem Home-Office er­ledigt werden. Manche Unternehmen hin­gegen haben ihre QBRs ver­tagt oder gänz­lich ge­strichen. Doch so lassen sie sich un­schätzbare Chancen ent­gehen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, ab­geschlossene Pro­jekte, deren Er­gebnisse sowie die auf­getretenen Pro­bleme und Be­denken zu re­kapitulieren, Unter­stützung an­zubieten, den aktuellen Be­darf Ihrer Partner zu ana­lysieren und den von Ihnen ge­botenen Mehr­wert zu ver­deutlichen, können Sie wicht­ige Be­ziehungen stärken. In diesem Artikel be­schäftigen wir uns mit einigen Heraus­forderungen bei Remote-QBRs und wie Sie sich darauf vor­bereiten können. Außerdem geben wir Ihnen Tipps für die Durch­führung solcher Meetings.

Was ist ein Quarterly Business Review?

Ein QBR ist eine viertel­jährliche Be­sprechung von Auftrag­geber und -nehmer, bei der das laufende Ge­schäft und aktuelle An­forderungen ana­lysiert werden. Zwar laufen nicht alle Be­sprechungen gleich ab, dennoch wird in der Regel der in der Ver­gangenheit sowie der gegen­wärtig er­zielte Mehrwert be­leuchtet und es wer­den Pläne er­arbeitet, wie sich zu­künftig zu­sätzlicher Mehr­wert er­zielen lässt. Bei QBRs geht es um mehr als eine ein­fache Ab­arbeitung von Punkten. Sie müssen vielmehr sorg­fältig durch­dacht und vor­bereitet werden. Dies gilt insbesondere für Remote-QBRs. Zwar ent­fallen einige logistische Auf­gaben wie das Buchen eines Konferenz­raums oder Catering, dennoch können bei der erst­maligen Planung eines Remote-QBR un­gewohnte Heraus­forderungen auf die Be­teiligten zukommen.

Vorbereitung eines Remote-QBR

Das Ablegen eingeschliffener Routinen kann Un­sicherheit aus­lösen, das trifft auch auf Remote-QBRs zu. So mancher sorgt sich wegen tech­nischer Pro­bleme oder wie man die Auf­merksamkeit der Teil­nehmer halten soll. Wichtig ist deshalb, sich im Voraus über diese Heraus­forderungen Ge­danken zu machen und die Prä­sentation ent­sprechend zu gestalten.

Themenliste vorbereiten

Um die begrenzte Besprechungs­zeit best­möglich zu nutzen, bereiten Sie eine Themen­liste vor und schicken Sie sie recht­zeitig an alle Stake­holder, damit diese ge­nügend Zeit haben, um sich mit wichtigen Unter­lagen aus­einander­zusetzen. Das spart wert­volle Zeit, da zu Beginn der Be­sprechung die Frage ent­fällt, warum das Meeting über­haupt stattfindet. Ihre Themenliste sollte alle wichtigen Punkte ent­halten, die be­sprochen werden sollen. Übliche Themen sind:

• Rekapitulation der Performance seit der letzten QBR und Klärung, ob Ziele erreicht wurden
• Zukünftige Herausforderungen
• Probleme, mit denen der Kunde kon­frontiert wurde, wie diese ge­löst wurden und wie sie sich in Zukunft ver­meiden lassen
• Besprechung zu­sätzlicher Pro­dukte und/oder Services, die dem Kunden einen Mehr­wert bringen könnten
• Zielsetzung für das nächste Quartal
• Jegliche Geschäfts­unterbrechungen durch COVID-19 („Corona“) und vor­gesehene Abhilfe­maßnahmen

Zur aktiven Teilnahme ermutigen

Da eine Telekonferenz eine ganz andere Dynamik als eine Be­sprechung von An­gesicht zu An­gesicht hat, legen Sie im Vor­hinein wichtige Grund­regeln fest. Kein Multitasking. Kameras an. Wer gerade nicht spricht, schaltet sein Mikrofon stumm. Nutzung der Chat-Funktion. Lassen Sie die Teil­nehmer wissen, was von ihnen er­wartet wird und er­mutigen Sie sie einen Beitrag zu leisten.

Vorkehrungen für mögliche tech­nische Pro­bleme treffen

Bereiten Sie sich auf eventuelle technische Pro­bleme vor. Zum Bei­spiel: Welche Video­plattform werden Sie für die Be­sprechung ver­wenden? Ist die Lösung für jeden Teil­nehmer ge­eignet oder hängt sie beispiels­weise von einem be­stimmten Browser ab? Haben wichtige Teil­nehmer irgend­welche Vor­gaben oder Präferenzen? Testen Sie die Lösung vor der Be­sprechung ge­meinsam mit Ihrem Team. Er­arbeiten Sie einen Alternativ­plan für den Fall, dass Pro­bleme auf­treten. Ver­senden Sie mehrere Wochen im Voraus Ein­ladungen mit einer ver­ständlichen An­leitung, wie man an der Be­sprechung teil­nehmen kann.

Ansprechend präsentieren

Eine der größten Heraus­forderungen bei Remote-Präsentationen ist es, die Auf­merksamkeit des Publikums zu halten. Hilf­reich ist dabei, die Prä­sentation an­sprechend zu ge­stalten und gut vorzubereiten. Denken Sie bei der Aus­arbeitung in erster Linie an die Teil­nehmer. Berück­sichtigen Sie die spezifischen Interessen und den Grund, warum sie an der QBR teil­nehmen. Wenn möglich, gehen Sie näher auf die Themen ein, die zur Teil­nahme anregen. Ver­meiden Sie Themen, die den einen oder anderen dazu ver­leiten können, ab­zuschweifen und die Be­sprechung so unnötig in die Länge zu ziehen. Bauen Sie zu guter Letzt visuelle Elemente in Ihre Prä­sentation ein, zum Beispiel Tabellen, Diagramme und Animationen. Ohne die reale An­wesenheit eines Referenten, auf den die Teilnehmer ihre Auf­merksamkeit richten können, führen PowerPoint-Präsentationen, die nur aus Text und Stich­punkten bestehen, schnell zur Er­müdung des Publikums. Ver­gessen Sie auch nicht den einen oder anderen interessanten Fakt über das Unter­nehmen des Auftrag­gebers oder Ihre Geschäfts­beziehung, um etwas Leichtig­keit hineinzubringen.

Durchführung des Remote-QBR

Wie zuvor erwähnt, ist ein Plan B für eventuelle technische Störungen un­erlässlich. Dieser Punkt kann nicht oft genug wieder­holt werden. Wahr­scheinlich ver­bringen Sie den Großteil eines Monats mit der Vor­bereitung der Be­sprechung. Möglicher­weise wird es viele, stark be­schäftigte Teil­nehmer geben, von denen jeder sich extra Zeit für das Meeting nimmt. Da ist es äußerst ärgerlich, wenn das Konferenz­system ein­friert oder ab­stürzt. Gehen Sie in diesem Fall schnell zu Plan B oder gar C über. Egal, wie gut Sie die QBR vor­bereitet haben, was Sie nie planen können, ist die Motivation und die Auf­merksamkeit der Teil­nehmer. Teil­nehmer, die sich in ver­gangenen Präsenz-QBRs rege ein­gebracht haben, bleiben nun vielleicht völlig stumm. Machen Sie während der Präsentation immer wieder Pausen, in denen Fragen ge­stellt oder An­merkungen ge­macht werden können. Wenn niemand eine Frage stellt, haben Sie vielleicht ein Auf­merksamkeits­problem. In diesem Fall em­pfiehlt es sich, die Teil­nehmer mit Namen an­zusprechen. „Sarah, haben Sie eine Frage?“ „Robert, ist Ihnen etwas aufgefallen?“ Schlagen Sie eventuell gleich einen Termin für die nächste QBR vor, bevor Sie die aktuelle beenden. Damit zeigen Sie, dass Ihnen der QBR-Prozess und die Geschäfts­beziehung wichtig ist und wie sehr Sie es schätzen, dass die Teilnehmer sich Zeit genommen haben.

Aktivitäten nach dem QBR

Nach einer Quarterly Business Review – vor allem der ersten Remote-QBR – ist es wichtig, nach­zuhaken. Kümmern Sie sich schnell um Probleme oder Fragen, die während des Meetings an­gesprochen wurden. Leiten Sie Ihre Präsentation, Ihre Notizen oder gar Screenshots der Be­sprechung an die Teilnehmer weiter. Bitten Sie um Feedback. Zum Beispiel: Zum Beispiel: Was hat den Teil­nehmern an der Remote-QBR (im Gegensatz zu einem her­kömmlichen QBR) ge­fallen und/oder was nicht? Was ließe sich ver­bessern? Würden die Teilnehmer weitere QBRs auch remote abhalten wollen?

Fazit

Wir stehen vor nie da­gewesenen Heraus­forderungen, die unsere Arbeits­weise grund­legend ver­ändern. Viele Unter­nehmen er­wägen erst­malig, QBRs remote ab­zuhalten. Andere haben sich vielleicht schon um­gestellt und be­griffen, dass Remote-Besprechungen nicht nur sicherer sind, sondern auch effizienter und kosten­günstiger sein können. Egal, ob Ihnen dieser Prozess neu ist oder Sie Ihre Remote-QBRs optimieren wollen: Wichtig ist, sich auf Heraus­forderungen ein­zustellen und motivierende Präsentationen zu erarbeiten. Schließlich sind Quarterly Business Reviews un­verzichtbar für den Aufbau und die Festigung der Be­ziehungen zwischen Auftrag­geber und -nehmer. Glücklicher­weise bietet uns die moderne Technik umfang­reiche Möglichkeiten, solche Be­sprechungen auch in Zeiten wie diesen durchzuführen.