Immer mehr Unternehmen halten ihre vierteljährlichen Geschäftsanalysen – Quarterly Business Reviews oder kurz QBR genannt – aus der Ferne ab, also im Remote-Verfahren. Die unerwartete und beispiellose Corona-Pandemie zwingt viele Unternehmen dazu, ihre Besprechungen online durchzuführen. Darüber hinaus ist eine Online-QBR oft effizienter und kostengünstiger und kann bequem aus dem Home-Office erledigt werden.
Manche Unternehmen hingegen haben ihre QBRs vertagt oder gänzlich gestrichen. Doch so lassen sie sich unschätzbare Chancen entgehen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, abgeschlossene Projekte, deren Ergebnisse sowie die aufgetretenen Probleme und Bedenken zu rekapitulieren, Unterstützung anzubieten, den aktuellen Bedarf Ihrer Partner zu analysieren und den von Ihnen gebotenen Mehrwert zu verdeutlichen, können Sie wichtige Beziehungen stärken.
In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit einigen Herausforderungen bei Remote-QBRs und wie Sie sich darauf vorbereiten können. Außerdem geben wir Ihnen Tipps für die Durchführung solcher Meetings.
Was ist ein Quarterly Business Review?
Ein QBR ist eine vierteljährliche Besprechung von Auftraggeber und -nehmer, bei der das laufende Geschäft und aktuelle Anforderungen analysiert werden. Zwar laufen nicht alle Besprechungen gleich ab, dennoch wird in der Regel der in der Vergangenheit sowie der gegenwärtig erzielte Mehrwert beleuchtet und es werden Pläne erarbeitet, wie sich zukünftig zusätzlicher Mehrwert erzielen lässt. Bei QBRs geht es um mehr als eine einfache Abarbeitung von Punkten. Sie müssen vielmehr sorgfältig durchdacht und vorbereitet werden.
Dies gilt insbesondere für Remote-QBRs. Zwar entfallen einige logistische Aufgaben wie das Buchen eines Konferenzraums oder Catering, dennoch können bei der erstmaligen Planung eines Remote-QBR ungewohnte Herausforderungen auf die Beteiligten zukommen.
Vorbereitung eines Remote-QBR
Das Ablegen eingeschliffener Routinen kann Unsicherheit auslösen, das trifft auch auf Remote-QBRs zu. So mancher sorgt sich wegen technischer Probleme oder wie man die Aufmerksamkeit der Teilnehmer halten soll. Wichtig ist deshalb, sich im Voraus über diese Herausforderungen Gedanken zu machen und die Präsentation entsprechend zu gestalten.
Themenliste vorbereiten
Um die begrenzte Besprechungszeit bestmöglich zu nutzen, bereiten Sie eine Themenliste vor und schicken Sie sie rechtzeitig an alle Stakeholder, damit diese genügend Zeit haben, um sich mit wichtigen Unterlagen auseinanderzusetzen. Das spart wertvolle Zeit, da zu Beginn der Besprechung die Frage entfällt, warum das Meeting überhaupt stattfindet.
Ihre Themenliste sollte alle wichtigen Punkte enthalten, die besprochen werden sollen. Übliche Themen sind:
- Rekapitulation der Performance seit der letzten QBR und Klärung, ob Ziele erreicht wurden
- Zukünftige Herausforderungen
- Probleme, mit denen der Kunde konfrontiert wurde, wie diese gelöst wurden und wie sie sich in Zukunft vermeiden lassen
- Besprechung zusätzlicher Produkte und/oder Services, die dem Kunden einen Mehrwert bringen könnten
- Zielsetzung für das nächste Quartal
- Jegliche Geschäftsunterbrechungen durch COVID-19 („Corona“) und vorgesehene Abhilfemaßnahmen
Zur aktiven Teilnahme ermutigen
Da eine Telekonferenz eine ganz andere Dynamik als eine Besprechung von Angesicht zu Angesicht hat, legen Sie im Vorhinein wichtige Grundregeln fest. Kein Multitasking. Kameras an. Wer gerade nicht spricht, schaltet sein Mikrofon stumm. Nutzung der Chat-Funktion. Lassen Sie die Teilnehmer wissen, was von ihnen erwartet wird und ermutigen Sie sie einen Beitrag zu leisten.
Vorkehrungen für mögliche technische Probleme treffen
Bereiten Sie sich auf eventuelle technische Probleme vor. Zum Beispiel: Welche Videoplattform werden Sie für die Besprechung verwenden? Ist die Lösung für jeden Teilnehmer geeignet oder hängt sie beispielsweise von einem bestimmten Browser ab? Haben wichtige Teilnehmer irgendwelche Vorgaben oder Präferenzen?
Testen Sie die Lösung vor der Besprechung gemeinsam mit Ihrem Team. Erarbeiten Sie einen Alternativplan für den Fall, dass Probleme auftreten. Versenden Sie mehrere Wochen im Voraus Einladungen mit einer verständlichen Anleitung, wie man an der Besprechung teilnehmen kann.
Ansprechend präsentieren
Eine der größten Herausforderungen bei Remote-Präsentationen ist es, die Aufmerksamkeit des Publikums zu halten. Hilfreich ist dabei, die Präsentation ansprechend zu gestalten und gut vorzubereiten.
Denken Sie bei der Ausarbeitung in erster Linie an die Teilnehmer. Berücksichtigen Sie die spezifischen Interessen und den Grund, warum sie an der QBR teilnehmen. Wenn möglich, gehen Sie näher auf die Themen ein, die zur Teilnahme anregen. Vermeiden Sie Themen, die den einen oder anderen dazu verleiten können, abzuschweifen und die Besprechung so unnötig in die Länge zu ziehen.
Bauen Sie zu guter Letzt visuelle Elemente in Ihre Präsentation ein, zum Beispiel Tabellen, Diagramme und Animationen. Ohne die reale Anwesenheit eines Referenten, auf den die Teilnehmer ihre Aufmerksamkeit richten können, führen PowerPoint-Präsentationen, die nur aus Text und Stichpunkten bestehen, schnell zur Ermüdung des Publikums. Vergessen Sie auch nicht den einen oder anderen interessanten Fakt über das Unternehmen des Auftraggebers oder Ihre Geschäftsbeziehung, um etwas Leichtigkeit hineinzubringen.
Durchführung des Remote-QBR
Wie zuvor erwähnt, ist ein Plan B für eventuelle technische Störungen unerlässlich. Dieser Punkt kann nicht oft genug wiederholt werden. Wahrscheinlich verbringen Sie den Großteil eines Monats mit der Vorbereitung der Besprechung. Möglicherweise wird es viele, stark beschäftigte Teilnehmer geben, von denen jeder sich extra Zeit für das Meeting nimmt. Da ist es äußerst ärgerlich, wenn das Konferenzsystem einfriert oder abstürzt. Gehen Sie in diesem Fall schnell zu Plan B oder gar C über.
Egal, wie gut Sie die QBR vorbereitet haben, was Sie nie planen können, ist die Motivation und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Teilnehmer, die sich in vergangenen Präsenz-QBRs rege eingebracht haben, bleiben nun vielleicht völlig stumm. Machen Sie während der Präsentation immer wieder Pausen, in denen Fragen gestellt oder Anmerkungen gemacht werden können. Wenn niemand eine Frage stellt, haben Sie vielleicht ein Aufmerksamkeitsproblem. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Teilnehmer mit Namen anzusprechen. „Sarah, haben Sie eine Frage?“ „Robert, ist Ihnen etwas aufgefallen?“
Schlagen Sie eventuell gleich einen Termin für die nächste QBR vor, bevor Sie die aktuelle beenden. Damit zeigen Sie, dass Ihnen der QBR-Prozess und die Geschäftsbeziehung wichtig ist und wie sehr Sie es schätzen, dass die Teilnehmer sich Zeit genommen haben.
Aktivitäten nach dem QBR
Nach einer Quarterly Business Review – vor allem der ersten Remote-QBR – ist es wichtig, nachzuhaken. Kümmern Sie sich schnell um Probleme oder Fragen, die während des Meetings angesprochen wurden. Leiten Sie Ihre Präsentation, Ihre Notizen oder gar Screenshots der Besprechung an die Teilnehmer weiter. Bitten Sie um Feedback. Zum Beispiel: Zum Beispiel: Was hat den Teilnehmern an der Remote-QBR (im Gegensatz zu einem herkömmlichen QBR) gefallen und/oder was nicht? Was ließe sich verbessern? Würden die Teilnehmer weitere QBRs auch remote abhalten wollen?
Fazit
Wir stehen vor nie dagewesenen Herausforderungen, die unsere Arbeitsweise grundlegend verändern. Viele Unternehmen erwägen erstmalig, QBRs remote abzuhalten. Andere haben sich vielleicht schon umgestellt und begriffen, dass Remote-Besprechungen nicht nur sicherer sind, sondern auch effizienter und kostengünstiger sein können. Egal, ob Ihnen dieser Prozess neu ist oder Sie Ihre Remote-QBRs optimieren wollen: Wichtig ist, sich auf Herausforderungen einzustellen und motivierende Präsentationen zu erarbeiten.
Schließlich sind Quarterly Business Reviews unverzichtbar für den Aufbau und die Festigung der Beziehungen zwischen Auftraggeber und -nehmer. Glücklicherweise bietet uns die moderne Technik umfangreiche Möglichkeiten, solche Besprechungen auch in Zeiten wie diesen durchzuführen.