Wie Sie Ihr ideales Lokalisierungsteam zusammenstellen

Sie haben bereits viel Zeit in­vestiert, um die Lo­kalisierung in Ihrem glo­balen Unter­nehmen zu einer stra­te­gischen Funk­tion aus­zubauen. Sie haben alle zwin­gend er­for­der­lichen Lo­kalisierungs­prozesse ein­gerichtet, in­klusive einiger Metriken und KPIs. Die Er­gebnisse können sich sehen lassen: Interne Unter­stützung, ein eigenes Budget, mehr Um­satz und eine höhere Kunden­zufriedenheit sind der Lohn Ihrer Ar­beit. Alles läuft also bestens, bis … die Wachstums­schmerzen ein­setzen.

Angesichts wachsender Volumina, immer mehr unter­schiedlicher Content-Typen und kürzerer Markt­einführungs­zeiten wird Ihr Team zusehends über­lastet. Nicht nur bei Ihnen wird der Lo­kalisierungs­bedarf immer größer, die Fristen kürzer – etablierten Rollen müssen daher neue Auf­gaben zu­geordnet oder neue Rollen ge­schaffen werden.

Irgendwann wird der Punkt er­reicht, an dem Sie wo­möglich Ihre Lo­kalisierungs­projekte aus­lagern müssen. Doch bis es so weit ist, gibt es gute Gründe, ein internes Lo­kalisierungs­team zu­sammen­zustellen. Solange Sie auf einen kon­ti­nuierlichen Arbeits­fluss, interne tech­nische Unter­stützung und eine gut struk­turierte Qualitäts­kontrolle zählen können, kann eine eigene Lo­kalisierungs­abteilung sogar maximale Kon­trolle zu niedrigen Kosten bieten.

Dennoch zögern manche Unter­nehmen, ihre internen Lo­kalisierungs­aktivitäten stra­tegisch zu planen. Ein Grund dafür ist oft, dass es an einer for­malen Team­struktur mangelt – diese ist jedoch un­ent­behrlich, wenn Ge­schwindig­keit, ein­fache Skalierung und kon­sistente Qualität ge­währleistet sein sollen.

Daher wollen wir uns im Fol­genden an­sehen, wie eine solche Team­struktur be­schaffen sein sollte. Was macht also ein ideales Lo­kalisierungs­team aus?

Rollenverteilung im Lokalisierungs­team

Ihre Lokalisierungs­aktivitäten sollten min­destens fünf wesent­liche Funk­tionen um­fassen:

1. Teamleiter: Be­auf­sichtigung sämt­licher Ak­tivitäten durch eine Führungs­kraft
2. Produktion: Er­stellung und Bereit­stellung lo­kalisierter Pro­dukte und Er­lebnisse
3. Personalplanung: Ver­waltung und Unter­stützung des für die Pro­duktion er­forderlichen Personals
4. Infrastruktur: Prozesse, Technik und sonstige für eine effiziente Pro­duktion er­forderliche Ressourcen
5. Qualitätskontrolle: Sicher­stellung der Qualität und Ein­heit­lichkeit lokalisierter Pro­dukte und Er­lebnisse

Ohne diese fünf Funktionen ist kein Lo­kalisierungs­team voll­ständig. Falls Sie noch gar kein Team haben, sollten Sie als Erstes einen Mit­arbeiter ein­stellen, der die ein­zelnen Funk­tionen be­auf­sichtigt.

Sehen wir uns die Rollen und ihre Zu­ständigkeiten im Detail an.

Teamleiter Lokalisierung

Zuständig für den Erfolg der Lo­kalisierungs­aktivitäten insgesamt.

Dieser Person sind alle anderen Team­mitglieder unter­stellt. Der Team­leiter Lokalisierung über­nimmt die Ver­ant­wortung für die Lo­kalisierungs­strategie und strebt eine effi­ziente, reibungs­lose Ein­führung der Pro­dukte und Ser­vices auf glo­balen Märkten an. Zu­gleich kümmert er sich um die Ver­besserung der Pro­zesse und Work­flows mit dem Ziel der kon­tinuierlichen qua­litativen und quan­titativen Steigerung.

Mit dieser Rolle sind folgende Zuständigkeiten verbunden:

• Leitung der Lokalisierungs­strategie: Planung und Um­setzung inter­nationaler Ein­führungen, Budget­planung und kon­tinuierliche Ver­besserung
• Management der internen Kunden­zufriedenheit: funktions­über­greifende Zu­sammen­arbeit mit wich­tigen Stake­holdern (zum Beispiel Content-, Produkt-, Design- und Technik­teams), Bericht­erstattung be­züglich Aktivitäten und Er­gebnissen an diese Stakeholder
• Ein­holen von Unter­stützung für die Lo­kalisierungs­aktivitäten seitens der Unter­nehmens­führung, interne Auf­klärung über Best Practices der Globalisierung

Projekt­manager Lokalisierung

Zuständig für Lokalisierungs­produktion und -bereitstellung.

Projektmanager fungieren als Scharnier zwischen Stake­holdern und externen Partnern sowie als Haupt­ansprech­partner für all­tägliche Projekt­aktivitäten.

Sie sind für die Planung der Lokalisierungs­arbeit an sich ver­antwortlich, im Detail:

• Recruitment der richtigen Linguisten und anderer er­forderlicher Mit­arbeiter sowie Projekt­zuweisung
• Projektbezogene Workflow-Gestaltung
• Verwaltung von Fristen und Kapazitäten
• Bereitstellung er­forderlicher Tools, Doku­mentationen und Schulungen für Mit­arbeiter
• Überwachung des frist­gerechten Projekt­abschlusses
• Statusmeldungen an Stake­holder, Leitung von Status­besprechungen

Zu dieser Rolle gehören auch alle üblichen Projekt­management­aufgaben, darunter Status- und Finanz­berichte, Ka­pazitäts­planung und Prog­nosen auf Projekt­ebene. Für die Lo­kalisierung zu­ständige Projekt­manager be­richten sowohl intern als auch gegen­über dem Kunden.

Vendor Manager Lokalisierung

Zuständig für Vendor Relations.

Diese Rolle umfasst die Pflege und Ver­waltung von Be­ziehungen zu ex­ternen Part­nern, die für das Unter­nehmen Sprach­services er­bringen. Dazu ge­hören etwa frei­berufliche Über­setzer, Be­rater für Lo­kalisierungs­technik oder Sprach­dienst­leister – je um­fang­reicher Ihre Aktivitäten wer­den, desto größer wird die Zahl dieser ex­ternen Part­ner (mehr dazu später).

Die Rolle umfasst alles vom Recruitment über Preis­verhandlungen bis zu Schulungen und Onboarding-Maß­nahmen, wobei be­sonderer Wert auf ein aus­gewogenes Ver­hältnis zwischen Lo­kalisierungs­qualität und finan­zieller Effizienz ge­legt wird. Folgende Kern­aufgaben zählen dazu:

• Auswahl und Beauftragung von Frei­beruflern und anderen ex­ternen Part­nern
• Verwaltung von Abrechnungs­prozessen mit ex­ternen Part­nern
• Unterstützung der Projektmanager durch Zu­teilung von ex­ternen Part­nern zu Pro­jekten, basierend auf Kapazität, Expertise und Leistung
• Zusammenarbeit mit ex­ternen Part­nern an strategischen Innovationen

Technologie- und Workflow­manager Lokalisierung

Zuständig für die Lokalisierungs­infrastruktur.

Die umständliche manuelle Ver­waltung von Lo­kalisierungs­projekten mit­hilfe von Tabellen und E-Mails gehört dank zu­nehmender Workflow-Auto­matisierung glücklicher­weise der Ver­gangenheit an. Lo­kalisierungs­manager müssen daher heute nicht mehr als Ver­mittler ein­springen und das Team zur Zu­sammen­arbeit moti­vieren. In der Folge ist in den letzten Jahren eine Rolle ent­standen, nämlich die des Technologie- und Workflow­managers, der zwei wesent­liche Elemente des Lo­kalisierungs­prozesses unter­stützt:

• Einkauf und Verwaltung der technischen Hilfs­mittel: Aus­wahl, Implementierung, Kon­figuration und War­tung der Workflow-Auto­matisierungs­tools – im Kern bestehend aus einem Translation-Management-System (TMS) mit integrierter maschineller Über­setzung (MT) und linguistischen Assets wie Glossaren
• Gestaltung und Ver­waltung der Workflows: mit dem Ziel effizienter, kosten­günstiger und schneller Projekt­abläufe Teil des Auf­gaben­umfangs sind auch die Schulung von Team­mitgliedern im Um­gang mit Tools sowie die Bereit­stellung von tech­nischem Support.

Qualitätsmanager Lokalisierung

Zuständig für die Überwachung der Lokalisierungsqualität.

Diese Rolle ist für die Qualitäts­sicherung ver­antwortlich, d. h., sie sorgt für die Definition und Um­setzung hoher Lo­kalisierungs­standards. Zu den Auf­gaben gehört Folgendes:

• Qualitäts­strategie: Zusammen­arbeit mit externen Part­nern bei der Ent­wicklung eines Rahmens für die Qualitäts­sicherung, mit dem das Team kon­sistente, marken­spezifische, re­produ­zierbare und hoch­wertige Lo­kalisierungs­ergebnisse sicher­stellt
• Evaluation der Qualität: Verwaltung und Nach­verfolgung der lin­guistischen Quali­tät mit­hilfe ein­deutig definierter Metriken mit dem Ziel, Feed­back­schleifen zu ver­bessern sowie Best Practices für eine konstant hohe Qualität fest­zulegen
• Förderung einer effizienten Teamarbeit: ge­meinsame Ab­sprache von Qua­litäts­zielen, Mel­dung von Qua­litäts­mängeln an wichtige Stake­holder bei klarer Fest­legung der Zu­ständig­keiten sowie Ver­waltung von Projekt­zielen und -aufgaben mit vielen Stake­holdern und un­vorher­sehbaren Kom­ponenten
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Skalierung des Lokalisierungsteams

Sie kennen nun den grund­legenden Aufbau des Teams. Mit zu­nehmenden Volumina können Sie das Team skalieren, indem Sie die einzelnen Funk­tionen vertikal aus­bauen, zum Beispiel so:

Was tun, wenn die internen Ka­pazitäten nicht mehr ausreichen?

Damit sich ein internes Lo­kalisierungs­team über­haupt lohnt, müssen die Lo­kalisierungs­aktivitäten Ihres Unter­nehmens einen ge­wissen Um­fang haben. Um­gekehrt kann Ihr Team an seine Grenzen stoßen, wenn beispiels­weise die Zahl der Ziel­sprachen die ver­fügbaren Kapazitäten über­steigt. Daher ist eine firmen­interne Lokalisierung – ironischer­weise – un­geeignet für Unter­nehmen, die zu groß sind: Die Aktivitäten lassen sich nur bis zu einem ge­wissen Punkt skalieren. Ist dieser über­schritten, wird das interne Management der Volumina und Qualitäts­anforderungen zu komplex.

An diesem Punkt sollten Sie folg­lich eine Out­sourcing-Strategie für die Lo­kalisierung in Er­wägung ziehen. Auf­bauend auf Ihrer be­währten internen Team- und Prozess­struktur können ex­terne Ressourcen Ihnen dabei helfen, Ihre Ak­tivitäten noch weiter aus­zudehnen. Dadurch geben Sie zwar einen Teil Ihrer Kon­trolle aus der Hand und ver­zichten auf interne Kosten­einsparungen, doch die Chancen stehen gut, auf lange Sicht nach­haltige und stabile Resultate zu er­zielen.

Wie weit ist Ihre Lo­kalisierungs­strategie voran­geschritten? Sind Sie noch dabei, Ihr ideales Lo­kalisierungs­team zu­sammen­zustellen, oder planen Sie bereits eine Aus­lagerung? Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite – wen­den Sie sich ein­fach an uns.